Virtuelle Meetings

Corona macht es notwendig: Home Office ist angesagt, um wenigstens das Schlimmste mit einzubremsen helfen. Aber wenn die Menschen sich im beruflichen nicht persönlich treffen können, so müssen sie es eben virtuell tun. Mit allen Vor- und Nachteilen. Dabei sind virtuelle Meetings eigentlich nichts Neues. Früher war der Begriff Videokonferenz dafür angesagt und kennzeichnete allerdings noch das virtuelle Treffen samt Datenaustausch der oberen Etagen in besonderen, extra dafür (teuer) hergerichteten Räumen. Die Vorteile galten damals wie sie heute gelten, beispielsweise die Reduzierung von Reisekosten und -zeit. Im Zeitalter von WhatsApp und Video-Chats ist die audiovisuelle Kommunikation zumindest für die private Jugend Standard geworden, doch wie sieht es im beruflichen Alltag aus? Ein Blick auf die Medien in Coronazeiten zeigt es: Es herrscht ein Durcheinander auf allen Ebenen und von Professionalität kann kaum Rede sein. Und dabei ist diese gefordert, und erst recht, wenn es um überregionale oder internationale Meetings geht, indem unterschiedliche kulturelle Befindlichkeiten aufeinander stoßen. Professionalität bedeutet, dass virtuelle Meetings auf technischer und persönlicher Ebene optimal abgehalten werden müssen, denn es gibt klare Unterschiede zwischen realen und virtuellen Meetings: Die Wahrnehmung der anderen Personen erfolgt in realen Meetings als Ganzes was Gestik, Mimik, Körpersprache und das Sprechen betrifft. In virtuellen Meetings erfolgt dies nicht so, Personen können sich sogar abschalten, wenn sie es für nötig halten. Es macht einen großen Unterschied, ob man vor einer Gruppe real spricht oder vor Mikrofon und Kamera. Das alles muss erlernt werden. Und deshalb macht es Sinn, dass virtuelle Meetings ebenso wie reale Meetings geleitet werden müssen, damit sie einen Ordnungsrahmen bekommen, an dem sich alle Teilnehmer orientieren können. Nur so können virtuelle Meeting effektiv und damit erfolgreich durchgeführt werden.

In diesem Buch beginnt die Autorin damit, dass eine richtige technische Ausstattung wichtig ist. Schnelles Internet sorgt für wenig Latenz zwischen Bild und Ton, hohe Auflösung führt zu scharfen Bildern und eine optimale Akustik sorgt für Sprachverständlichkeit. Ist dies alles nicht gegeben, fangen virtuelle Meetings bereits an zu „nerven“ bevor sich richtig begonnen haben. Danach geht es um die Moderationskompetenz, das heißt wie leitet man das Meeting. Ist eine Kamera immer zwingend nötig, was kann per eMail erledigt werden, wie wird abgestimmt oder wie ist die Gesprächsreihenfolge? In Teil 2 geht es um die Ablaufplanung eines virtuellen Meetings. Es geht um die Vorbereitung, den Einstieg, die Anwendung von Kollaborationstechniken und letztlich um die Nachbereitung bzw. die Auswertung des Meetings.

Besonderen Raum bekommt in diesem Buch das Thema Kommunikation und Gruppendynamik im virtuellen Raum. Hier geht es zunächst darum, wir im virtuellen Raum kommuniziert wird, das heißt wie gesprochen und zugehört wird, welche Kommunikationsregeln einzuhalten sind und was zu tun ist wenn die Situation eskaliert bzw. wenn „totale“ Ruhe herrscht. Wie kann die Aufmerksamkeit gehalten werden, wenn es zu Konzentrationsschwierigkeiten kommt. Zur Erinnerung: Virtuelle Meetings nutzen nicht alle Kommunikationskanäle gleichzeitig.

 Virtuelle Kommunikation ist auch Gruppenkommunikation und darin enthalten sind auch Gruppendynamiken, die aus dem Ruder laufen können. Wie begegnet man diesen wenn „Sündenböcke“ ausfindig gemacht werden oder Teilnehmer sich zurückziehen? Das Buch gibt eine Reihe zeigt Lösungsansätze dazu.

Das Buch ist sehr zu empfehlen in Zeiten wie diesen und auch danach, denn virtuelle Meetings werden auch nach Corona ein Thema bleiben. Es hilft virtuelle Meetings seriös zu planen und durchzuführen und zeigt ganz klar auf, dass technisches Equipment zwar wichtig ist, der Schwerpunkt aber auf der zwischenmenschlichen Kommunikation liegt und dort auch liegen bleibt.